Politique concernant

La protection des renseignements personnels

Politique sur la protection des renseignements personnels

 

DERNIÈRE MISE À JOUR : 07 novembre 2022

 

Nous nous engageons à respecter et à protéger le caractère privé et confidentiel des renseignements personnels fournis par nos clients. Nous tenons à informer nos clients, en termes clairs et simples, des raisons qui nous font demander des renseignements d’ordre personnel, de la manière dont nous utilisons ces renseignements dans le cadre de l’établissement et du maintien de leur relation avec nous, des moyens que nous mettons en œuvre pour préserver le caractère confidentiel de l’information donnée, et de la manière pour les clients de se renseigner sur l’information personnelle que nous détenons sur eux.

Cette politique s’applique aux activités de Placements Montrusco Bolton inc. (ci-après appelé « Montrusco Bolton ») ainsi qu’aux produits et services que nous fournissons à notre clientèle. Aux fins de la présente politique, « nous » ou « notre » désignent Montrusco Bolton.

Toute modification qui sera apportée à nos méthodes de traitement de l’information sera consignée dans la présente politique en temps opportun. Des parties de cette politique pourraient être enrichies, modifiées ou éliminées s’il nous semble pertinent de ce faire et, si les amendements apportés sont importants, nous ferons parvenir une version révisée de la politique aux personnes intéressées. La version la plus récente de cette politique est par ailleurs disponible en tout temps sur le site Web de la société, au montruscobolton.com.

Responsabilités des employés

Chacun de nos employés est tenu de respecter le caractère confidentiel de toute information personnelle à laquelle il a accès. Nous exigeons comme condition d’embauche que les employés signent une entente sur la confidentialité, en vertu de laquelle ils doivent se conformer à cette obligation dans toutes leurs actions, y compris lorsqu’ils quittent la société ou prennent leur retraite.

Nous tenons nos employés informés de nos politiques et procédures par des formations obligatoires en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité, et soulignons l’importance de s’y conformer. Aux termes des conditions d’embauche, tous les employés sont tenus de se conformer à cette politique.

Définition des renseignements personnels

Les expressions « renseignements personnels » ou «information personnelle » s’entendent de tout renseignement propre à identifier une personne et qui est fourni à Montrusco Bolton ou recueilli par la Société. Cela comprend toute information fournie par le client ou recueillie auprès d’autres sources sur autorisation du client, notamment : nom, prénom et adresse, date de naissance, numéro de téléphone (y compris le téléphone cellulaire), adresse électronique, signatures, pièces d’identité délivrées par un gouvernement, registres financiers personnels, numéros d’identification tel le numéro d’assurance sociale, références personnelles, et registres d’emploi. D’autres pièces d’identité peuvent être demandées telles qu’un permis de conduire valide, un passeport ou une facture de service public récente.

Dans le cas d’une personne morale, nous devons recueillir le nom et autres données personnelles des signataires autorisés.

 

Pourquoi nous demandons des renseignements personnels

Notre objectif est de travailler avec nos clients de manière à les aider à atteindre leurs objectifs financiers, à leur offrir un service à valeur ajoutée de manière continue et à bâtir avec eux une relation à long terme qui évoluera au fil des ans et de leurs besoins financiers.

Or, mieux nous connaîtrons nos clients, plus nous aurons d’outils pour les servir. Voici dans quelle perspective nous demandons des renseignements personnels à nos clients :

  • Vérification de l’identité et protection contre la fraude,
  • Portrait juste et complet des services financiers requis,
  • Évaluation des produits et services correspondant aux besoins de chaque client,
  • Offre de produits et de services pertinents,
  • Organisation et gestion des produits et services demandés par le client, et
  • Conformité à l’ensemble de la réglementation en valeurs mobilières et règlements en matière de blanchiment d’argent.

À titre d’exemple, dans le cas d’un compte de gestion de placement discrétionnaire, nous devons recueillir des renseignements personnels détaillés afin de vérifier que les produits d’investissement du client conviennent à sa situation et à ses objectifs. Certains renseignements sont également demandés, et utilisés, au moment de l’ouverture du compte ou dans le cadre d’une mise à jour des données, afin de répondre aux prescriptions juridiques ou aux exigences réglementaires de la part des administrations provinciale ou fédérale et (ou) des organismes de réglementation.

En règle générale, les clients peuvent décider de ne pas nous fournir certains renseignements ou l’ensemble de l’information personnelle les concernant. Cependant, il leur faut comprendre qu’en l’absence d’information pertinente, il pourrait nous être difficile de leur fournir les produits, services et renseignements demandés, offerts, ou généralement offerts aux clients.

 

Information personnelle – Cueillette, vérification et accès

Nous obtenons l’information personnelle sur nos clients auprès d’eux en premier lieu. Avec leur autorisation, nous pouvons également recueillir certains renseignements financiers auprès d’autres sources.

Tout client désirant vérifier la teneur des renseignements personnels que nous détenons, et savoir à qui cette information a été transmise conformément aux dispositions de cette politique, peut en faire la demande auprès du service de la conformité à notre siège social. Le cas échéant, certains renseignements précis seront demandés au client afin de nous aider à chercher et fournir toute l’information demandée.

Dans le cas où il nous est impossible de donner à un client l’accès à l’information personnelle que nous détenons à son sujet, nous nous engageons à lui en donner la raison.

 

Mise à jour des renseignements personnels

Nous nous engageons à assurer l’exactitude des renseignements personnels de nos clients aussi longtemps que nous en aurons l’usage conformément aux dispositions de cette politique, et pourvu que nos clients nous tiennent à jour de leur situation. Aussi, nous demandons à nos clients de nous informer rapidement de tout changement, notamment d’un changement d’adresse ou de numéro de téléphone, afin de nous aider à leur donner le meilleur service possible. Tout client, constatant que des modifications à ses renseignements personnels sont nécessaires, est invité à nous en informer promptement. Nous ferons tout en notre pouvoir pour transmettre rapidement toute modification importante aux renseignements personnels aux personnes à qui nous aurions fourni de tels renseignements.

Dans les cas où nous nous opposerions à apporter une modification demandée par un client, celui-ci pourra contester notre décision. Nous verserons cette contestation au dossier du client et, si nécessaire, en ferons part à des tierces parties qui ont également en main l’information personnelle en cause.

 

Divulgation de l’information personnelle

Montrusco Bolton ne vend pas à de tierces parties l’information personnelle qu’elle détient sur ses clients.

Montrusco Bolton ne divulgue l’information personnelle dont elle dispose sur ses clients à des tiers que dans les circonstances et aux fins suivantes :

1) Dans le cadre des activités normales d’affaires, soit d’ouvrir, maintenir, administrer ou desservir le compte d’un client, y compris mais sans s’y limiter, l’envoi par courrier de documents d’information sur des produits, la prestation de services à la clientèle (dont les services fournis par des mandataires ou des affiliés), la prestation de services administratifs (dont la compensation et le règlement, l’envoi de relevés et rapports, et tenue de registre), à des fins de vérification ou de statistiques;

2) À des entités membres du groupe de sociétés affiliées à Affiliated Managers Group, Inc., aux fins d’offrir et de fournir une plus grande gamme de services aux clients et ainsi combler les attentes des clients en matière de service à la clientèle, de veiller à ce que toute information mise à jour qui nous est transmise par les clients soit traitée de manière efficace, et d’assurer les activités relatives à la surveillance, à la conformité et à la déclaration de l’information exigées par la réglementation en vigueur;

3) Aux conseillers juridiques dans le but d’obtenir des conseils professionnels;

4) Lorsque nous sommes tenus ou autorisés à le faire conformément à la loi, y compris à toute agence chargée de l’application de la loi, autorité réglementaire des valeurs mobilières ou organisme d’autoréglementation;

5) Dans le cadre d’offres présentées à des clients actuels ou potentiels de Montrusco Bolton, ou autres activités de nature promotionnelle ou offres de services auxquelles est partie Montrusco Bolton, sous réserve que :

 

  • Des tierces parties offrant des produits ou services assistent Montrusco Bolton ou participent autrement à l’exécution de l’offre ou du service en cause;
  • Montrusco Bolton a mandaté une tierce partie pour qu’elle exécute l’offre ou fournisse le service ou a autrement une relation d’affaires en cours avec cette tierce partie;
  • L’exécution de l’offre ou la prestation du service exige la divulgation de certains renseignements personnels, aux seules fins de l’exécution, à la tierce partie;
  • L’information personnelle divulguée ne doit être utilisée qu’aux seules fins de l’exécution et la tierce partie s’engage à ne pas divulguer cette information à d’autres parties; ou
  • D’une manière globale, aux fins de l’analyse de statistiques et autres données sur les affaires et les activités de Montrusco Bolton.

En ouvrant ou en conservant un compte chez Montrusco Bolton ou en bénéficiant des services que nous offrons, nos clients consentent à ce que des renseignements personnels soient divulgués à des tierces parties dans les circonstances ou aux fins exposées ci-dessus.

 

Préservation du caractère confidentiel de l’information personnelle des clients

L’information personnelle des clients est protégée chez Montrusco Bolton par des moyens de protection raisonnables en termes de probabilités de perte ou de vol, et d’accès non autorisé, de divulgation, de reproduction, d’utilisation ou de modification. Nous avons mis en place un programme de sécurité pour suivre l’évolution constante des menaces à la sécurité des renseignements. Les mesures adoptées dans notre programme de sécurité sont :

  • Protéger les infrastructures au moyen d’accès sécurisés à nos locaux et des emplacements sécuritaires pour nos équipements ;
  • Limiter les personnes ayant accès à vos renseignements. Ainsi seuls les employés qui ont besoin de consulter vos renseignements dans le cadre de leur travail y ont accès (autorisation d’accès) ;
  • Gérer les mots de passe et mettre en place des pare-feux.

Vous avez un rôle à jouer dans la protection de vos renseignements. Nous vous invitons à ne jamais divulguer vos mots de passe, codes et numéro d’identification personnels. Nos employés n’ont pas ces informations et ne vous les demanderont pas. Il est important d’éviter de transmettre des renseignements personnels dans tout courrier électronique.

Dans les cas où nous avons recours à des tiers pour la prestation de certains services pour le compte de clients, comme certaines fonctions administratives ou le traitement des opérations, ces tiers signent une entente de confidentialité et ne se voient donner que l’information dont ils ont besoin pour l’exécution des tâches qui leur sont confiées. Ces sociétés sont tenues, en vertu des contrats passés avec Montrusco Bolton, de se conformer à nos normes rigoureuses en matière de confidentialité, et aux termes desquelles toute information fournie par nous doit être traitée comme de l’information confidentielle et n’être utilisée qu’aux fins stipulées par contrat.

Montrusco Bolton dispose de mesures strictes en ce qui touche à la destruction, l’élimination ou la disposition sous autre forme, de l’information qui n’est plus nécessaire aux fins prévues dans la présente politique, ou dans la réglementation en vigueur.

Conservation des renseignements personnels

Nous ne conservons les renseignements personnels sur nos clients qu’aussi longtemps que nous en avons besoin aux fins prévues dans la présente politique. La durée de conservation de l’information personnelle sur nos clients est fonction des facteurs suivants :

  • Le type de produit ou de service que nous fournissons au client, et
  • Toute prescription juridique ou exigence réglementaire que nous pourrions être appelés à combler.

Par exemple, nous devons pouvoir répondre à toute question posée par un client, même s’il s’agit d’un ancien client. Des règles de conservation de l’information régissent la destruction des renseignements personnels.

 

Options offertes au client (vos « Droits »)

Tout client a le droit de nous refuser certains renseignements personnels ou l’ensemble de l’information personnelle. Tout client a le droit d’accéder à ses renseignements personnels, sauf si la loi prévoit des limites à cette demande. Tout client a également le droit de faire corriger ses renseignements inexacts le concernant. Finalement, tout client a le droit de faire annuler son consentement en matière d’utilisation des renseignements personnels, sous réserve de ce qui suit :

  • Le client nous donne un avis écrit d’au moins trente (30) jours;
  • Aucune prescription juridique ne touche l’utilisation de cette information personnelle; et
  • Nous ne sommes pas empêchés de remplir nos obligations contractuelles envers le client.

Dans tous les cas mentionnés ci-dessus, Montrusco Bolton traitera la demande dans un délai de 30 jours ou dans un délai plus long si la loi le prévoit. Le client sera informé si le délai est plus long que 30 jours.

Tout client ne désirant pas recevoir d’offres de produits et services de Montrusco Bolton qui pourraient l’intéresser peut demander que son nom soit rayé de notre liste d’envoi aux clients.

Le service de la conformité de Montrusco Bolton et la personne en charge de la protection des renseignements personnels et de la vie privée sont responsables de l’application de la présente politique. Toute question, demande ou plainte relative à la présente politique peut être acheminée à l’adresse ci-dessous.

Placements Montrusco Bolton inc.

1501, avenue McGill College, Bureau 1200

Montréal (Qc)  H3A 3M8

Téléphone (514) 842-6464

Télécopieur (514) 282-2550

confidentialite@montrusco.com

 

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